Documentos fiscais necessários e obrigatórios para transportar cargas no Brasil

Quem nunca se deparou com atrasos na entrega de algum item enviado, em algus casos autuações exorbitantes, retenções de mercadorias pelo sistema de fiscalização da Secretaria da Fazenda estadual e muita dor de cabeça? Pois bem, ao contratar sua transportadora certifique-se de ela esteja enquadrada nestas principais obrigações fiscais e que a desobediência não venha lhe causar dores de cabeça. Sem contar que a empresa contratante também sofre autuação com multas que podem variar de R$550,00 a R$10.000,00 por transporte irregular.

Graças ao desenvolvimento do comércio online o número de produtos precisando ser transportados aumenta a cada dia, sites de vendas, aplicativos, geram um movimento consumismo que depende diretamente de transporte. Lojistas e comerciantes em geral dão muita importância ao processo de transporte já que numa venda a distância esta é a forma mais provável de gerar satisfação no cliente, por isso é importante se manter em dia com a documentação e manutenção do veículo.

Para se aventurar no mundo dos negócios vivendo no Brasil é preciso mais do que apenas esforço, o Brasil é um campeão no quesito burocracia e impostos e por este motivo um tempo considerável deve ser dedicado a conseguir a documentação adequada, sabendo agora de todos os motivos que tornam esse um assunto tão importante, fizemos uma lista de documentos necessários para quem quer entrar no ramo de transporte de cargas.

Uma boa notícia é que graças aos avanços da computação e a popularização da Internet o processo se tornou bem mais rápido, muitos dos documentos que antes eram de papel e levavam um tempo considerável para serem conseguidos, são agora feitos inteiramente de forma virtual.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Serve como forma de documentar todas as transações de compra e venda, seja de um produto ou serviço, este é o documento responsável pelo recolhimento dos impostos, está nota fiscal é transmitida meio eletrônico de forma a facilitar o processo para todos todas as partes envolvidas de maneira atraente para o consumidor e para o emissor, sem falar no órgão público responsável, claro.

Mas sua importância vai além de simplesmente aumentar a velocidade de recebimento de Informações, a nota é um dos documentos mais usados no Brasil e tornar ela um documento virtual foi uma decisão tomada visando preservar o meio ambiente.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) Uma vez que a nota fiscal eletrônica só existe de forma virtual, o DANFE serve como um comprovante físico para transações em que isso seja necessário, também é usado para recolher a assinatura do receptor no momento da entrega.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Criado em 2007 para substituir uma série de outros documentos este documento fiscal agilizou o processo de prestação de serviço, sua função é similar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) porém apenas para prestação de serviços de transporte de cargas, este documento é registrado através do site da secretaria da fazenda onde poderá ser checado em caso de necessidade.

Abaixo disponibilizamos uma lista dos documentos que foram substituídos, caso você não esteja ciente da mudança até agora atualize sua documentação.Documentos substituídos:

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (modelo 8);
Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (modelo 9);
Conhecimento Aéreo (modelo 10);
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 11);
Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 27);
Nota Fiscal de Serviço de Transporte (modelo 7) – quando utilizada em transporte de cargas.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

Novamente um documento que é uma versão impressa para um documento virtual, vale salientar que o documento auxiliar tem funções específicas e não serve como substituto para a versão online, este documento tem a função de servir como guia para que a mercadoria ainda em trânsito possa ser rastreada, ele também contém informações referentes ao produto que podem ser conferidas no site da secretaria da fazenda.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Este projeto do governo federal já em fase de homologação e testes tem como objetivo padronizar as emissões de documentos fiscais de papel em todo território nacional, fazendo com que o modelo mais antigo seja abandonado em favor do modelo eletrônico que vai simplificar o processo para os contribuintes e também agilizar o tempo de fiscalização, seu maior objetivo está em tornar ágil e intuitivo o processo de registro de documentos fiscais atualmente executado de forma arcaica, as informações que antes estavam divididas em vários documentos agora estaram atadas a um único documento virtual válido em todos os estados.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Igual aos demais documentos auxiliares este também tem a função de checagem de mercadorias durante o transporte e não pode substituir o documento principal. Sua principal função é a de ser entregue ao destinatário após a entrega para que este o tenha em mãos caso algo esteja errado com o produto e uma reclamação precisar ser feita, também é bastante usado para arquivamento de despesas.

Código número numérico (CIOT)

Um código numérico que pode ser conseguido através do cadastramento de uma determinada operação de transporte no sistema eletrônico da ANTT, este código numérico tem como objetivo regular o pagamento do frete, seu uso é obrigatório, cada código tem uma numeração única que deve ser registrada no contrato do transporte de cargas, o uso do CIOT é obrigatório.

Pagamento Eletrônico de Frete (PEF)

Pagamento eletrônico de frete, é um documento obrigatório em vigor desde 2011, este documento serve para evitar possíveis fraudes no pagamento, graças ao PEF todos os pagamentos por transporte de carga, seja para uma empresa ou um autônomo são feitos através de pagamentos eletrônicos em conta bancária ou por meio de empresas reguladas pela Agência Nacional de transporte terrestre (ANTT), tornando o uso da carta frete e dinheiro em espécie proibidos por lei sujeitando até mesmo os caminhoneiros a autuação.

A quantidade de documentos usados de forma obrigatória para o transporte de cargas não é pequena, além disso existem muitas regras envolvidas que podem mudar radicalmente por territórios, ao atravessar uma fronteira de estado ou país, ou até mudar de acordo com o veículo que for utilizado no transporte, o processo de logística é de extrema importância para o bom funcionamento da empresa e o sucesso da operação do transporte em si, caso você não siga os protocolos sua empresa pode acabar tendo sérios problemas e sendo impedida de funcionar, por isso mantenha esta lista em mente e não esqueça de ficar de olho nas notícias para estar sempre a frente em caso de alguma mudança nas regras.